Micepad × Ministry of Education：3,000 位參與者的多場地活動管理

新加坡教育部（MOE）負責制定及執行教育政策，管轄範圍從小學一年級到高等教育機構。MOE 每年舉辦 Town Hall 大會與大量員工溝通交流，但要將所有出席者容納在單一場地已愈來愈困難。

MOE Town Hall 是新加坡公共教育領域最重要的內部活動之一 - 讓高層領導傳達策略方向、表彰成就，並為數千名員工建立共同願景。隨著參加人數逐年成長，活動的場地規劃已成為嚴峻的營運挑戰，亟需一套完善的多場地活動管理方案。

除了場地規劃的複雜度，MOE 也非常重視讓分流場地的參與者感受到同等的參與體驗。如果主場地的人能提問、而分流場地的人只能觀看，這種雙重標準是無法接受的。解決方案必須讓每位參與者無論身處哪個場地，都能享有真正平等的互動體驗。

每年的 MOE Town Hall 面臨的最大難題就是場地容納量。由於空間限制，在維持安全標準的前提下，無法將超過 3,000 名出席者安排在同一個場地。這意味著只有主場地的人能夠提問。此外，人工報到排隊時間逐年拉長，隨著出席人數激增，資料彙整也變得愈加困難。

人工報到流程是一大痛點。抵達活動現場的員工面對的是大排長龍，行政人員需要在紙本名冊中逐一搜尋姓名、確認座位。隨著出席人數增加，排隊時間也跟著拉長 - 這對政府活動而言留下了不好的第一印象，也對行政人員造成不必要的壓力。

活動結束後的資料彙整同樣令人頭痛。從多個場地蒐集的回饋表必須手動分類、輸入並分析 - 這個過程需耗時數天，且存在人為輸入錯誤的風險。MOE 需要一套多場地活動管理方案，能將所有場地的資料統一收集並自動匯整成一份完整報告。

Micepad 憑藉其安全標準及支援大型活動的能力雀屏中選。透過在 3 個場地同步投影畫面，Micepad 建立了跨場地 Q&A、投票、文字雲功能，並將所有回饋表整合為單一報告。同時派遣現場支援團隊，確保所有場地的報到及活動流程順利進行。

Micepad 的活動報到系統部署於三個場地的入口，以 QR Code 掃描取代原本的紙本名冊報到流程。每位已報名的參與者在活動前收到專屬 QR Code，抵達現場即可掃描完成即時報到。這大幅縮短了各場地的排隊時間，並讓 MOE 團隊即時掌握所有場地的出席狀況。

在 Q&A 及投票功能方面，Micepad 建置了統一的後台系統，即時同步三個場地的螢幕內容。當主場地發起投票時，所有分流場地的投影螢幕會同步顯示。分流場地的參與者可透過 Micepad 行動介面提交問題及投票，其提交內容會與主場地的提問一同進入相同的審核佇列。

文字雲功能在大規模群體互動中效果特別出色 - 所有場地的參與者根據主持人的提示輸入單詞或短語，不斷增長的文字雲即時呈現在每個螢幕上。這創造了一個跨越實體場地分隔的集體參與視覺時刻。

員工對 Micepad 協調回覆並為主持人整理審核內容的便利性印象深刻。平台大幅減少了紙本印刷品的使用，並輕鬆完成意見回饋、登入數據及其他重要統計的彙整，不再需要花費數小時的繁瑣人工作業。

跨場地同步表現完美 - 分流場地的參與者回報其參與感與主場地不相上下，這正是 MOE 團隊的核心成功指標。Q&A 環節在所有場地共收到 266 則訊息，主持人可以篩選並展示最具相關性的問題，無需區分提問來自哪個場地。

Town Hall 期間共進行了 90 場投票，產生的即時數據讓講者可以在簡報中直接引用。Micepad 自動產出的整合式活動後報告，取代了過去需要數天人工彙整的工作，讓 MOE 的溝通團隊即刻取得回饋及互動數據。

為 MOE 導入多場地活動管理方案，需要在 Town Hall 前數週進行周密的協調。Micepad 與 MOE 的 IT 及活動團隊合作，規劃場地網路、確認各場地的投影機及螢幕規格，並建立穩定的連線以確保即時同步。活動前進行了測試演練，驗證跨場地的時間同步性，確保分流場地的投票及 Q&A 提交能即時出現在審核介面中。

報到站設置在各場地入口，由 Micepad 團隊成員協助不熟悉 QR Code 掃描的參與者。系統設定可偵測重複報到，當同一 QR Code 被掃描超過一次時會發出警示 - 這對政府活動而言是重要的安全功能。MOE 的活動協調人員可透過中央儀表板即時查看所有場地的出席人數。

意見回饋表內建於 Micepad 平台中，在活動結束時發送，並自動提醒尚未填寫的參與者。所有回覆 - 無論參與者在哪個場地 - 都匯入同一個資料集，讓 MOE 可以直接分析結果，不再有過去紙本作業造成的資料分割問題。

Micepad 可以跨多個場地即時同步 Q&A 和投票嗎？

Micepad 的多場地活動管理功能可以從單一控制台發起投票、Q&A 佇列及文字雲，並同步顯示在所有連線場地的螢幕上。來自所有場地的提交內容都會匯入同一個審核介面。

QR Code 報到如何在多個場地入口運作？

Micepad 的報到系統為每位已報名的參與者分配專屬 QR Code。這些 QR Code 可在任何場地入口掃描，報到狀態即時同步至所有場地。系統能防止重複報到，並讓活動協調人員即時查看總出席人數及各場地出席人數。

Micepad 最多可以同時支援幾個場地？

Micepad 的平台設計可擴展至活動所需的任意數量場地。MOE Town Hall 在 3 個場地運行，但系統架構支援更大規模的分散式部署，適用於具有更複雜場地配置的組織。

Micepad 對政府活動有哪些安全措施？

Micepad 提供存取控制、重複報到偵測及可設定的內容審核功能，符合政府及公共部門活動所需的安全標準。所有 Q&A 提交內容在顯示前均經過審核，出席者資料的處理也符合資料隱私法規要求。

多場地資料的活動後報告如何產出？

所有場地的資料 - 報到記錄、投票結果、Q&A 提交內容及意見回饋表 - 都會自動整合為一份報告。無需手動彙整，報告可匯出為標準格式以供進一步分析。